Unmittelbare Pflicht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems

Noch nicht einmal ein Jahr ist es her, als der Europäische Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 -) mit seinem populärem wie umstrittenen Stechuhrurteil für Unsicherheit in vielen Unternehmen gesorgt hat:

EU-Mitgliedstaaten sollen Unternehmen gesetzlich aufgeben, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Wann und wie diese Verpflichtung umgesetzt werden soll, wurde kontrovers diskutiert. In der juristischen Literatur wurde überwiegend angenommen, es handele sich allein um eine Handlungsverpflichtung der EU-Mitgliedsstaaten. Ein unmittelbares Tätigwerden des Bundesgesetzgebers sei hingegen nicht erforderlich.

Eine allgemeine Aufzeichnungspflicht von Arbeitsstunden statuiert das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) momentan hingegen nicht. Gemäß § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG sind Arbeitgeber lediglich verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit – also Überstunden, Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit – entsprechend zu erfassen. Die Dokumentation ist mehrere Jahre aufzubewahren und etwa bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Diese Unternehmerpflicht kann dem Mitarbeiter übertragen werden, der Arbeitgeber prüft dann vereinbarungsgemäß im Rahmen von Stichproben die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes – dieses gilt nur für nach Definition des Gesetzes leitende Angestellte nicht.

Dieser Auffassung hat das Arbeitsgericht Emden mit seiner Entscheidung vom 20.02.2020 (2 Ca 94/20) eine erste Absage erteilt und sorgte damit für Ungemach in Unternehmer-Kreisen. Es drohen bereits jetzt negative wirtschaftliche Folgen.

Es entschied, Unternehmen seien bereits jetzt verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten. Diese Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten ergebe sich aufgrund der unmittelbaren Anwendung von Art. 31 Abs. 2 EU-Grundrechte-Charta (GrChr). Einer weiteren richtlinienkonformen Auslegung des § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) oder eine Umsetzung durch den Gesetzgeber bedürfe es hingegen nicht.

Was war passiert?

In dem zugrunde liegenden Fall verhandelten Arbeitgeber und Arbeitnehmer u. a. über geltend gemachte Vergütungsansprüche des Arbeitnehmers. Nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses machte der Arbeitnehmer im Kündigungsschutzprozess Zahlungsansprüche für vermeintlich von ihm erbrachte Arbeitsleistungen geltend. Er habe für den Arbeitgeber 190,05 Stunden gearbeitet, dieser ihm jedoch lediglich 183 Stunden vergütet.

Wie begründete das Arbeitsgericht seine Entscheidung?

Stein des Anstoßes war die abgestufte Verteilung der Darlegungs- und Beweislast im Vergütungsprozess. Danach muss zunächst der Arbeitnehmer vortragen und darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet oder sich auf Weisung des Arbeitgebers zur Arbeit bereitgehalten hat. In einem zweiten Schritt obliegt es dem Arbeitgeber, sich einerseits substantiiert zum Vortrag des Arbeitnehmers zu erklären und andererseits darzulegen, welche Arbeiten er dem Arbeitnehmer tatsächlich zugewiesen habe und an welchen Tagen der Arbeitnehmer von wann bis wann diesen Weisungen nachgekommen sei. Gelingt dem Arbeitgeber dies nicht, so gilt der Sachvortrag des Arbeitnehmers gemäß § 138 Abs. 3 ZPO als zugestanden (BAG vom 26.06.2019 – 5 AZR 452/18)

Durch die Vorlage von handschriftlichen Eigenaufzeichnungen der seinerseits geleisteten Arbeitszeiten kam der Arbeitnehmer seiner Darlegungslast nach. Der Arbeitgeber hielt diesem Vortrag ein „Bautagebuch“ entgegen, in welchem die Erfassung der tatsächlich angefallenen Arbeitszeit (Arbeitsbeginn und Arbeitsende) erfolgt sei und genügte, nach Ansicht des Gerichts, nicht den vorstehenden Anforderungen der abgestuften Darlegungs- und Beweislast.

Das Arbeitsgericht Emden führte neben den o.g. Gründen weiter aus, die aus Art. 31 Abs. 2 GrCh folgende Verpflichtung sei als vertragliche Nebenpflicht im Sinne des § 241 Abs. 2 BGB zu klassifizieren, nach dem die Arbeitsvertragsparteien zur Rücksichtnahme auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des jeweils anderen Vertragsteils verpflichtet seien.

Dies rechtlichen Erwägungen führten i. E. dazu, dass der Arbeitgeber keine objektiven und verlässlichen Daten vorlegen konnte, anhand derer sich die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers nachvollziehen ließen:

• „Objektiv“ sei das System nur, wenn die Erfassung und Aufzeichnung in einer Art und Weise erfolgt, die es dem Arbeitnehmer möglich macht, die geleistete Arbeitszeit mithilfe der Aufzeichnungen objektiv nachzuweisen.

• „Verlässlich“ sei wohl dahin gehend zu verstehen, dass die Dokumentation der Arbeitszeit zuverlässig geschehe und etwaige Manipulationen ausgeschlossen sind.

• Das Arbeitszeiterfassungssystem sei dem Arbeitnehmer zudem „zugänglich“, wenn er die Möglichkeit habe, die Dokumente einzusehen und im Bedarfsfalle im Prozess als Beweismittel nutzen zu können

Diesen Anforderungen werde, so das Arbeitsgericht Emden, das Bautagebuch hingegen nicht gerecht, mit der Folge, dass die vom Arbeitnehmer vorgetragenen Arbeitszeiten prozessual als zugestanden galten und er eine entsprechende Vergütung verlangen konnte.

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Nichtjuristisch gesprochen bedeutet das:

Arbeitgeber, die ihrer Verpflichtung zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit gemäß der o. g. EuGH-Rechtsprechung nicht nachkommen, laufen Gefahr, in Vergütungsprozessen in Beweisnöte zu geraten.

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Auswirkungen auf die betriebliche Praxis – Handlungsempfehlung

Das Urteil des Arbeitsgerichts Emden ist zwischenzeitlich rechtskräftig. Ob sich weitere Arbeitsgerichte der Auffassung der Arbeitsgerichts Emden anschließen werden, bleibt abzuwarten. Das Gericht verhielt sich – ebenso wie der EuGH in dem o. g. Urteil – nicht dazu, wann die Kriterien des „Objektivität“, „Verlässlichkeit“ und „Zugänglichkeit“ erfüllt sein sollen und lässt Unternehmen weiterhin im Dunkeln stehen.

Abzuwarten bleibt zudem, wie der deutsche Gesetzgeber auf die o.g. Rechtsprechung reagieren wird. Es ist bereits ein Gesetzesentwurf angekündigt, hierzu liegt bereits ein Rechtsgutachten zur „Identifizierung von rechtlichen Umsetzungs- und/oder Änderungsbedarf“ von Prof. Dr. Bayreuther vor.

Bei einem Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht drohen außerdem Bußgelder.

Im Hinblick auf die bestehenden Prozessrisiken im Rahmen einer Vergütungsklage sind Arbeitgeber daher gut beraten, bereits heute die Grundlage für eine objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem zu legen und bspw. mit Hilfe digitalen Zeiterfassungstools und entsprechenden Applikationen die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen und digital zu verwalten (z. B. clockodo, personio, replicon oder timenote).

Nicht zu vergessen ist in diesem Rahmen die Beteiligung der Arbeitnehmervertretung.

Zu erwarten ist, dass zukünftig viele Arbeitnehmervertreter das Arbeitsgerichts Emden als „Druckmittel“ in Vergütungsprozessen heranziehen und so auf einen für die eigene Mandantschaft günstigen Vergleich versuchen hinzuwirken. Dies gilt umso mehr, nachdem aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie in zahlreichen Unternehmen im Home-Office gearbeitet wird und die Arbeitszeiterfassung im Rahmen der ggf. vereinbarten Vertrauensarbeitszeit – oft ohne die erforderliche Dokumentation - erfolgt.

Darüber hinaus müssen die Unternehmen, welche Kurzarbeit angezeigt haben, auf Anfrage der Agentur für Arbeit ggf. eine sog. „Abschlussprüfung“ vorlegen. Hierzu gehören u. a. auch Unterlagen und Aufzeichnungen über die Arbeitszeit, um den tatsächlichen Arbeitsausfall nachweisen zu können.

Bei weiterem Beratungsbedarf zur Fragestellung stehen wir gerne zur Verfügung.