Home-Office – arbeitsrechtliche Grundlagen

‍Vertragliche Grundlage und Anspruchsberechtigung

Ein Anspruch des Mitarbeiters auf Home-Office besteht nicht, grundsätzlich sollte geprüft werden, ob der Arbeitsplatz, aber auch der Mitarbeiter persönlich dafür geeignet ist.

Im Rahmen der Coronavirus-Pandemie (Corona-Virus, was muss der Arbeitgeber beachten? Aus aktuellem Anlass - Kurzarbeit & Co.) schicken viele Unternehmen die Mitarbeiter nach der Rückkehr aus einem Risikogebiet nach Hause – Entgelt ist fortzuzahlen. Hier bietet sich ebenso Home-Office an. Auch in einer angeordneten Quarantäne ist dies möglich – in diesem Umfang wäre Entgelt zu zahlen, darüber hinaus besteht ein Entschädigungsanspruch gemäß Infektionsschutzgesetz. Der Entschädigungsanspruch besteht allerdings nur in dem Rahmen, in dem der Mitarbeiter eben nicht tätig ist, sonst ist ganz normal Entgelt hierfür zu zahlen. Ist der Mitarbeiter zudem arbeitsunfähig, kann er nicht mit Tätigkeiten betraut werden, es gelten die normalen Grundsätze.

Wir empfehlen, hierzu mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zu schließen (Beteiligung des Betriebsrats in turbulenten Zeiten), da zu einigen Themen Mitbestimmungsrechte bestehen. Zudem ist mit dem Mitarbeiter eine individuelle Vertragsergänzung zu schließen. Aufgrund der Eilbedürftigkeit fallen die Vereinbarungen womöglich kürzer aus, sind jedoch auch befristet. Auf lange Sicht sollte eine detaillierte Vereinbarung geschlossen werden. Viele Mitarbeiter, auch Bewerber, legen Wert auf die Möglichkeit, auch im Home-Office oder gar mobil zu arbeiten, dies bedeutet in der Regel auch einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Vorteil einer Vereinbarung zum mobilen Arbeiten wäre in diesem Rahmen, dass bzgl. des Arbeitsplatzes nicht die strengen Voraussetzungen wie im Home-Office gelten.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Für das Home-Office gilt: Der Arbeitgeber hat die Vorgaben der ArbStättV (Ziff. 6 des Anhangs, Bildschirme) hinsichtlich des Arbeitsplatzes zu beachten, zudem die §§ 3 und 4 ArbSchG bzgl. des Arbeitsraums. Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters dürfen nicht beeinträchtigt werden. Es ist eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen, die Maßnahmen zur Reduzierung der Gefährdungen sind zu dokumentieren.

Mit dem Arbeitnehmer sollte im Arbeitsvertrag ein Zutrittsrecht vereinbart werden, um stichprobenartig die Einhaltung der arbeits- und gesundheitsschutzrechtlichen Voraussetzungen überprüfen zu können. Der Termin sollte im Vorfeld mit dem Arbeitnehmer abgestimmt werden. Gleiches gilt für den notwendigen Zutritt des Betriebsrats, des Datenschutzbeauftragten, die ebenfalls ihren gesetzlichen Kontrollpflichten nachkommen müssen. Wir empfehlen als Alternative, das Vorliegen der Voraussetzungen anhand einer vom Mitarbeiter auszufüllenden Checkliste zu überprüfen und sicherzustellen. Denn der Arbeitgeber will kaum jedes Home-Office anfahren.

Sollen Arbeitnehmer hingegen im Mobile-Office tätig werden, findet die ArbStättV keine Anwendung. Es bleibt jedoch bei der Anwendbarkeit des ArbSchG. Der Arbeitgeber muss v. a. eine Gefährdungsbeurteilung durchführen und die Arbeitnehmer im Vorfeld umfangreich unterweisen. Aufgrund der aktuellen Lage hat das Home-Office wieder mehr an Relevanz gewonnen.

Arbeitszeitschutz

Der Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist nicht auf die betriebliche Arbeitsstätte beschränkt und gilt bei einer Tätigkeit im Home-Office bzw. Mobile Office fort.

Wichtig im Rahmen einer Vereinbarung erscheinen uns vor allem Erreichbarkeitsklauseln, damit ein regelmäßiger Austausch mit dem Mitarbeiter möglich ist. Wir empfehlen zudem, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter aufträgt, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicherzustellen. Was die Dokumentationspflichten anbelangt, so besteht kein Unterschied zur Arbeit in der Betriebsstätte

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‍Steuer- und Sozialversicherungsrecht

Werden die Arbeitsmittel vom Arbeitgeber gestellt, entsteht für den Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Ob eine Privatnutzung möglich ist, ist unerheblich, da eine Steuerpflicht gem. § 3 Nr. 45 EstG nicht begründet wird.

Die gesetzliche Unfallversicherung besteht im Rahmen des Home-Office, § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII, damit sind Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichert. Es kommt darauf an, ob ein Zusammenhang zur beruflichen Tätigkeit besteht. Der Gang zur Toilette oder Kaffeemaschine ist damit nicht versichert. Der Weg ist über die Berufsgenossenschaft versichert.

Kosten und Haftung im Home-Office

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber die Kosten für die Einrichtung des Home-Office bzw. Mobile Office – Arbeitsplatzes (§ 670 BGB), soweit der Aufwendungsersatzanspruch nicht vertraglich abbedungen ist. In eine Vereinbarung mit dem Mitarbeiter ist aufzunehmen, wer die Hardware und Büroausstattung inkl. Telefonat und Internet zur Verfügung stellt und wie es mit der Kostentragung aussieht. Gleiches gilt für den Raum inklusive Nebenkosten wie Heiz-, Strom- und Wartungskosten. Auch sollten Widerrufsgründe aufgenommen werden. Insoweit bietet es sich an, mit dem Arbeitnehmer eine Aufwendungspauschale zu vereinbaren. Etwas anders kann jedoch gelten, wenn die Einrichtung des Home-Office im überwiegenden Interesse des Arbeitnehmers liegt.

Datenschutz

Von besonderer Bedeutung ist die Sicherstellung der Datenschutz- und IT-Sicherheit bei der Einrichtung des Home-Office. Als Verantwortlicher i. S. v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Arbeitgeber verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 25 Abs. 2, 32 DSGVO) zu ergreifen, um das Datenschutzniveau sicherzustellen. Wir empfehlen daher, bereits vor der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes mit Ihrem Datenschutzbeauftragen die Implementierung bzw. Anpassung eines IT-Sicherheitskonzepts sowie eines Mobile-Device-Managements. In organisatorischer Hinsicht müssen Sie umfangreiche Verhaltensrichtlinien (Art. 40 DSGO) vorgegeben und deren Einhaltung (Art. 41 DSGVO) überwacht werden. Mitarbeiter sollten auf das Datengeheimnis und zur Verschwiegenheit hinsichtlich Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse verpflichtet werden. (Datenschutz im Home-Office)

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Beendigung des Home-Office

Schließlich ist darauf zu achten, eine klare Regelung hinsichtlich der Beendigungs- bzw. Widerrufsmodalitäten zu treffen (z. B. betriebliche Gründe), wobei ein voraussetzungslos vorbehaltenes Beendigungsrecht des Arbeitgebers eine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers darstellen dürfte.

Fazit

Behält man die vorstehend summarisch skizzierten Spielregeln im Blick, ist auch die kurzfristige Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes möglich.

Bei der Ausarbeitung und Implementierung mobiler Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Verfügung.