Was bedeutet das konkret?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Die beiden gängigsten Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Im Gegensatz dazu gelten Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien als „sonstige Rechnungen“ und erfüllen nicht die Anforderungen einer E-Rechnung.
Pflichten für Unternehmen ab 2025:
- Empfang von E-Rechnungen: Unabhängig von ihrer Größe oder Branche müssen alle inländischen Unternehmen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Dies erfordert mindestens die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs, um elektronische Rechnungen zu erhalten.
- Ausstellung von E-Rechnungen: Ab 2025 können Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ohne die Zustimmung des Empfängers einzuholen. Es gibt jedoch Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Formate (z. B. PDF) verwenden. Diesen Formaten muss der Empfänger zustimmen.
- Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027.
- Ab 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
Es gibt bestimmte Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen:
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro.
- Endverbraucher: Rechnungen an Endverbraucher/Privatpersonen (sog. B2C-Umsätze)
- Fahrausweise: Diese gelten weiterhin als Rechnungen in Papierform.
- Leistungen von Kleinunternehmern: Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, sind von der Pflicht ausgenommen.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Empfehlungen für Unternehmen:
- Technische Infrastruktur prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Mitarbeiterschulung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und schulen Sie sie entsprechend.
- Anpassung interner Prozesse: Überarbeiten Sie Ihre Rechnungsstellungs- und Buchhaltungsprozesse, um den neuen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
