Arbeitgeber aufgepasst! Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit dem 01.01.2023 für die Arbeitgeber verpflichtend

Arbeitnehmer waren bislang grundsätzlich verpflichtet, ab dem vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (§ 5 EZFG), wenn nicht der Arbeitgeber bereits zu einem früheren Zeitpunkt, etwa ab dem ersten Tag eine Arbeitsunfähigkeit fordert. Arbeitgebern kam eine „passive Rolle“ zu, sie mussten in erster Linie kontrollieren, ob diese Vorlagepflicht eingehalten wurde.

Mit der Gesetzesänderung sollen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer grundsätzlich nicht mehr verpflichtet sein, ihren Arbeitgebern Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorzulegen. Vielmehr werden diese Daten zukünftig durch die Krankenkassen nach vorheriger elektronischer Übermittlung des Arztes für den Arbeitgeber zum Abruf bereitgestellt, sodass Arbeitgeber zukünftig eine Holschuld tritt (§ 109 Abs. 4 SGB IV). An dem Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nehmen auch Krankenhäuser teil. Nicht beteiligt sind derzeit Privatärzte, Ärzte im Ausland und Rehabilitationseinrichtungen, Physio- und Psychotherapeuten.

Konkret haben sich Unternehmen auf folgenden Ablauf einzustellen:

• 1. Schritt: Meldepflicht
  ‍Arbeitnehmer kommt seiner Meldepflicht nach, indem er seinem Arbeitgeber eine bestehende Arbeitsunfähigkeit bzw. Erkrankung mitteilt.
  ‍‍
• ‍2. Schritt: Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
  ‍Nach Ablauf des 3. Krankheitstages (bei entsprechender Regelung im Arbeitsvertrag oder nach Aufforderung durch den Arbeitgeber auch früher) lässt der erkrankte Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen. Zudem erhält er eine schriftliche Bestätigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit, die er dem Arbeitgeber jedoch nicht vorlegen muss.
  ‍
• 3. Schritt: Elektronische Übermittlung und Papierausfertigung
  ‍Die behandelnden Vertragsärzte müssen alle Daten, die sich zuvor auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform befunden haben, mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen und an die zuständige gesetzliche Krankenkasse der Beschäftigten übermitteln. Die für die Arbeitgeber bereitzustellende Meldung zum Abruf enthält die folgenden Daten (§ 109 Abs. 1 S. 1 SGB IV n.F.):
  1. den Namen des Beschäftigten,
  2. den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
  3. das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
  4. die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
  5. Ggf. Arbeitsunfall oder sonstiger Unfall
  ‍
• 4. Schritt: Abruf der eAU
  ‍In einem vierten und letzten Schritt erhält der Arbeitgeber von den Krankenkassen eine korrespondierende Benachrichtigung über das Vorliegen einer eAU. Dieser ist dann verpflichtet, die eAU über ein entsprechendes Programm unter Angabe eines Identifizierungsmerkmals des erkrankten Arbeitnehmers (z. B. Versicherungsnummer) abzurufen.
  ‍

Wie mit Störfällen umzugehen ist, wird gesetzlich leider nicht geregelt. Da den Arbeitgeber eine Holschuld trifft, dürfen Übertragungsfehler jedenfalls nicht zu Lasten des Erkrankten gehen.

Mit dieser Verpflichtung zum Abruf durch die Arbeitgeber entfällt die Verpflichtung der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Dennoch behält eine solche Papierbescheinigung, die auch dem Versicherten selbst weiterhin ausgestellt wird, ihren Beweiswert für eine bestehende Arbeitsunfähigkeit.

Unberührt hiervon bleibt die Pflicht der Arbeitnehmer, sich jeweils unverzüglich gegenüber dem Arbeitgeber arbeitsunfähig zu melden und eine Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen zu lassen. Zu einer ordnungsgemäßen Krankmeldung im Arbeitsverhältnis gehört auch weiterhin die Mitteilung über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

Neu ist zudem, dass Krankenkassen nach § 109 Abs. 2 SGB IV zukünftig verpflichtet sind, Arbeitgebern mitzuteilen, dass eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungen für einen Beschäftigten ausläuft.

Unternehmen sollten daher folgende Maßnahmen treffen:

• Soll von der gesetzlichen Vorlagepflicht (ab dem 4. Krankheitstag) abgewichen und eine kürzere Vorlagepflicht vereinbart werden, müssen Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarung/Dienstvereinbarungen und Tarifverträge angepasst werden.
• Außerdem sollte die Belegschaft flächendeckend über das neue Verfahren zur Krankmeldung, insbesondere zu den weiter bestehenden Melde- und Feststellungspflichten, informiert werden.
• Liegt noch kein systemgeprüftes Programm zum Abrufen der eAU vor, sollte ein solches angeschafft werden. Ggf. müssen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden, da Informationen über Krankheitszeiten zu den Verhaltens- bzw. Leistungsdaten gehören.
• Vor dem Hintergrund notwendiger digitaler Umstellungen auch der Arztpraxen empfiehlt sich eine Regelung mit den Arbeitnehmern, dass diese dem Arbeitgeber für eine Übergangszeit zumindest eine hinsichtlich der Diagnosen geschwärzte Ablichtung der ihnen ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung übermitteln, um eine kontinuierliche Gehaltsabrechnung zu gewährleisten.
• Entsprechend sollte auch in Störfällen der Arbeitnehmer zur Vorlage der ihm ausgehändigten Bestätigung aufgefordert werden. Kommt er dem nicht nach, kann im Einzelfall trotz unklarer Rechtslage erwogen werden, in entsprechender Anwendung von §7 EFZG die Entgeltfortzahlung kurzfristig einzustellen.
  ‍

Zudem gilt, dass ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten durch den Arbeitgeber nicht zulässig ist, vielmehr können die entsprechenden Meldungen nur individuell für den jeweiligen Arbeitnehmer angefordert werden.