Der PrivacyGuide für Sportvereine: Datenschutz auf Social Media

In dieser Reihe werden Ihnen die wichtigsten Themen zum Thema Datenschutz im Verein nähergebracht. Wir starten mit dem Thema Social Media. Und selbstverständlich bieten wir Ihnen am Ende des Beitrags auch eine kostenlose Handreichung zum Download an, die Sie für Ihren Verein nutzen können.

Social Media ist aus der modernen Öffentlichkeitsarbeit von Vereinen nicht mehr wegzudenken. Egal, ob Facebook, Instagram oder TikTok: Mit unterschiedlichen Medien kann man hier schnell und kostengünstig seine Aktivitäten präsentieren, für sich werben, und Interessenten anlocken. Doch Social Media ist auch ein Datenschutzthema. Vereinsvorstände müssen zum DSGVO-konformen Einsatz von Social Media vor allem die folgenden Aspekte im Blick behalten:

Foto- und Videoaufnahmen
Kaum ein Social Media Netzwerk kommt ohne Fotos oder Videos aus. Als Verein möchten Sie ihr Vereinsgeschehen abbilden, und ihre ehrenamtlich Engagierten präsentieren. Doch wann dürfen Sie wen fotografieren, wann dürfen Sie die Bilder veröffentlichen, und was müssen Sie beachten?

Prüfen Sie, dass Sie hierfür über die entsprechenden Rechtsgrundlagen verfügen. Besonders wichtig hierbei: Bei Fotos von Kindern benötigen Sie stets eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Denn bei Kindern kommt die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO gerade nicht in Betracht. Mannschaftsbilder von volljährigen Mitgliedern können Sie hingegen auch auf Ihr berechtigtes Interesse stützen. Dies müssen Sie immer prüfen.‍

Sensible Inhalte
Die Anbieter hinter den sozialen Netzwerken sind nicht unbedingt für Datenschutzfreundlichkeit und Gemeinnützigkeit bekannt. Achten Sie daher darauf, keine sensiblen Inhalte zu veröffentlichen, etwa Dokumente. Auch Abbildungen von Minderjährigen sollten Sie nur mit Bedacht veröffentlichen, auch wenn bei Kindern die erforderliche Einwilligung vorliegt.‍

Betroffenenrechte
Ein Vereinsmitglied tritt aus dem Verein aus, und verlangt nun die Löschung seiner Bilder von den Profilen. Was müssen Sie jetzt tun? Beachten Sie, dass wenn die Aufnahmen auf der Grundlage einer Einwilligung angefertigt wurden, ihre (auch ehemaligen) Mitglieder das Recht haben, diese Einwilligung zu widerrufen, und Löschung der Bilder zu verlangen.

‍Datenschutzerklärung
Seit dem berühmten Fanpages-Urteil des Europäischen Gerichtshofes ist klar: Wenn Sie eine Fanpage betreiben, und hierüber etwa auf Analysedaten Ihres Profils zugreifen können, sind auch Sie für die Datenverarbeitungen auf diesem Profil verantwortlich. Zu Ihren Pflichten gehört es dann etwa, eine Datenschutzerklärung anzubieten. Das ist meistens gar nicht so leicht, denn auf vielen Plattformen ist dies nicht ohne Weiteres möglich. Unsere Empfehlung: Erstellen Sie auf Ihrer Website eine blinde Seite, die über einen Link aufgerufen werden kann, und binden Sie diesen Link in Ihr Social Media Profil ein, etwa über einen Link-Tree.

Viele weitere Informationen zu diesem und anderen Themen erhalten Sie in unserer datenschutzrechtlichen Beratung sowie in unserem Privacy-Guide.

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Was bietet der »PrivacyGuide«?

1. Juristisch geprüfte Vorlagen
   Der Guide enthält Vorlagen, die speziell auf die Anforderungen von Sportvereinen abgestimmt sind, um Compliance sicherzustellen.
2. Checklisten und Erklärvideos
   Diese Materialien erleichtern es den Vereinen, ihre Prozesse zu überprüfen und Datenschutzpraktiken zu implementieren.‍
3. Persönliche Unterstützung
   RMPrivacy stellt nicht nur digitale Ressourcen zur Verfügung, sondern unterstützt auch durch persönliche Beratung, um spezifische Fragen und Bedürfnisse zu adressieren.‍

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Vorteile für Sportvereine‍

Der Guide zielt darauf ab, Vereinsvorstände zu entlasten und ihnen das notwendige Werkzeug an die Hand zu geben, um datenschutzrechtliche Pflichten ohne externe Beratende eigenständig zu erfüllen. Dies beinhaltet:‍

• ‍Risikominimierung
  Durch die Anwendung der im Guide bereitgestellten Praktiken und Vorlagen können Vereine rechtliche Risiken signifikant verringern.‍
• Kosteneffizienz
  Mit verschiedenen Preismodellen, die sich nach der Mitgliederzahl der Vereine richten, bietet unser PrivacyGuide für Sportvereine eine flexible und budgetfreundliche Lösung. Den PrivacyGuide gibt es bereits ab 59,00 € zzgl. MwSt. im Jahr.‍

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‍Warum ist der »PrivacyGuide« besonders?‍

Dieses Projekt ist nicht nur eine Sammlung von Ressourcen, sondern eine ganzheitliche Initiative, die den spezifischen Herausforderungen und Bedürfnissen von Sportvereinen gerecht wird. Es erleichtert Sportvereinen, ihre Compliance-Aufgaben zu verstehen und umzusetzen, und stärkt ihre Fähigkeit, verantwortungsvoll mit Mitgliederdaten umzugehen.

Wie läuft das Ganze ab?

Sportvereine in Thüringen erhalten den Zugang über die Moodle-Plattform des Landessportbunds. Dort sind alle Erklärvideos, Checklisten, Dokumentenvorlagen und Merkblätter enthalten.

Auf Anfrage stehen die Kollegen von RMPrivacy auch für Kooperationen mit anderen Vereinen und Verbänden bereit – schreiben Sie bei Interesse gerne eine E-Mail!

Unter dem nachfolgenden Button finden Sie einen One-Pager, den Sie den Verantwortlichen Ihres Vereins für Social Media geben können.

Weitere Informationen können Sie auf der Webseite von RMPrivacy entnehmen. Falls Sie noch Rückfragen haben, dann nehmen Sie gerne Kontakt per E-Mail oder Telefon auf.